RoomRaccoon Release 24.6

Graag introduceren we de nieuwste functies en verbeteringen in de RoomRaccoon 24.6 release! Deze update vereenvoudigt de boekingsflow, verbetert het profielbeheer van boekers en introduceert krachtige nieuwe dashboards voor aanbetalingen voor een beter inzicht in je vooruitbetalingen en lopende reserveringssaldi.

Booking Engine update

Met de RoomRaccoon 24.6 release hebben we de booking engine gestroomlijnd om ervoor te zorgen dat navigeren eenvoudiger wordt, reserveren sneller gaat en afrekenen soepeler verloopt op alle apparaten:

• Vereenvoudigd zoeken: Gasten kunnen de kamercategorieën bekijken zonder vooraf het aantal personen of kamers in te voeren.

• Dynamische beschikbaarheid: De kamers tonen een maximale bezetting met opties om kamers toe te voegen en gasten per kamer toe te wijzen.

• Gepersonaliseerde tarieven: Alleen relevante tariefplannen worden weergegeven op basis van bezetting. Standaard worden alle tariefplannen weergegeven.

• Verfijnd afrekenscherm: Een nieuw uitschuifbaar afrekenscherm toont reserveringsdetails en maakt het mogelijk om meer kamers toe te voegen voordat je afrekent.

Beheer van boekersprofielen

Beheer betalingen binnen het profiel van de boeker met nieuwe mogelijkheden die zijn ontworpen voor een soepelere werking:

• Volledige betalingen aanvragen:

  • Verstuur betaalverzoeken voor openstaande facturen rechtstreeks vanuit het boekersprofiel.

  • Opmerking: Er kunnen geen gedeeltelijke betaalverzoeken worden verstuurd voor facturen die vanuit het boekersprofiel zijn gegenereerd. Als een factuur bijvoorbeeld 50 euro kost, kun je geen betaling voor 20 euro aanvragen.

• Een boekerssaldo aanmaken:

  • Verstuur verzoeken voor betalingen die niet zijn gekoppeld aan een specifieke reservering, waardoor je een boekerssaldo creëert.

  • Accepteer handmatige betalingen van boekers, zoals bankoverschrijvingen, en registreer ze in het boekersprofiel om een saldo op te bouwen.

  • Gebruik dit saldo om toekomstige reserveringen of extra uitgaven te dekken voor afgesproken scenario's zoals bruiloften, zakelijke reizen en andere evenementen.

• Financiële activiteit bijhouden:

  • Controleer uitstaande facturen, de betalingsgeschiedenis en geregistreerde betalingen (betalingen gekoppeld aan facturen).

  • Zorg ervoor dat alle betalingen die zijn gekoppeld aan een boeker up-to-date zijn en correct zijn vastgelegd in hun profiel.

Nieuwe dashboards voor aanbetalingen

Eindelijk zijn onze vier krachtige dashboards voor aanbetalingen beschikbaar voor alle Premium- en Enterprise-gebruikers, zodat je in realtime inzicht hebt in vooruitbetalingen, gastensaldi en passiva, zodat je verzekerd bent van nauwkeurig financieel beheer. Klik hier voor meer informatie.

Belangrijkste voordelen van de vier dashboards:

1. Aanbetalingen en In-House overzicht Dashboard 

   • Houd passiva nauwkeurig bij: Bekijk alle aanbetalingen, terugbetalingen en in-house saldi in één oogopslag.

   • Rapportage in realtime: Houd financiële ontwikkelingen in realtime in de gaten om op de hoogte te blijven van passiva en omzet.

   • Voorkom overwaardering van omzet: Zorg ervoor dat aanbetalingen als passiva worden geboekt en voorkom vroegtijdige erkenning van inkomsten.

2. Aanbetalingsrapport (te downloaden)

   • Eenvoudig filteren op datumbereik: Gebruik de datumkiezer om reserveringen met aanbetalingen te identificeren.

   • Transparante betalingen: Bekijk het bedrag, de betalingsmethode en het gastprofiel voor elke aanbetaling.

   • Reserveringsgegevens bijhouden: Stem aanbetalingen af op aankomst- en vertrekdata om toekomstige cashflow te beheren.

3. Migratierapport aanbetalingen (te downloaden)

   • Omzetveranderingen bijhouden: Bekijk hoe aanbetalingen worden omgezet naar in-house saldi wanneer gasten inchecken.

   • Reserveringsstatus bijhouden: Identificeer gasten die zijn ingecheckt en waarbij aanbetalingen zijn omgezet in lopende saldi.

4. In-house saldo overzicht

   • Actieve reserveringen beheren: Bekijk alle gasten die momenteel in je accommodatie verblijven.

   • Inzicht in betalingsverloop: Houd bij hoe saldi veranderen van negatief (aanbetaling) naar positief (uitstaande schuld) naarmate diensten worden gebruikt.

Update over de rapportage van Airbnb commissies

In het verleden werden Airbnb commissies weergegeven als kortingen op de kameromzet in het PMS, wat leidde tot discrepanties in financiële en managementrapportages, zoals RevPAR (Revenue Per Available Room). Met ingang van 2 oktober 2024 zijn Airbnb commissies gecategoriseerd als commissiebetalingen in plaats van add-ons met negatieve waarden. Dit betekent dat de volledige kamerprijs zal worden gerapporteerd, met commissies die als betaling worden toegevoegd aan de reservering.

Bijvoorbeeld:

• Huidige methode: Een kamer verkocht voor €100 met €20 Airbnb commissie, wordt gerapporteerd als €80 omzet.

• Nieuwe methode: Dezelfde kamer wordt gerapporteerd als €100 omzet, met de €20 als commissiebetaling, waardoor je een duidelijker beeld krijgt van de totale verkopen.

Wat betekent dit voor jou?

• Geen operationele veranderingen: Dit is een wijziging aan de achterkant en je hoeft verder geen actie te ondernemen. Je Airbnb advertenties, reserveringen en gastervaringen blijven hetzelfde.

• Bestaande reserveringen: Airbnb reserveringen die aan je systeem zijn toegevoegd voordat de wijziging is doorgevoerd blijven op de oude methode met de Airbnb kosten als add-on.

• Verbeterde nauwkeurigheid: Je PMS geeft nu de werkelijke kamerprijs weer, wat leidt tot nauwkeurigere financiële en prestatiecijfers.

• Boekhouding: Als je financiële rapporten gebruikt of een boekhoudkundige integratie hebt met RoomRaccoon, geef ons dan de relevante grootboekcode voor OTA-commissies. Dit zorgt voor een nauwkeurige registratie van deze commissies in je boekhoudsysteem.

Herinnering: Activeer Twee-factor Authenticatie (2FA)

Houd je accommodatie veilig door 2FA in te schakelen in je RoomRaccoon account. Deze extra beschermingslaag zorgt voor een gerust gevoel en voorkomt ongeautoriseerde toegang. Eind november heb je geen toegang meer tot je RoomRaccoon account zonder 2FA.