Grijze kamers & vergaderruimtes – Veelgestelde vragen

RoomRaccoon ondersteunt verschillende kamertypes zodat je zowel accommodatie-eenheden als interne ruimtes kunt beheren. Hieronder vind je antwoord op de meest gestelde vragen over grijze kamers, vergaderruimtes en hoe deze worden gefactureerd.

Waarvoor kan ik grijze kamers gebruiken?

Grijze kamers zijn niet-boekbare, niet-omzetgenererende ruimtes voor intern of operationeel gebruik, zoals:

• Blokkeerruimtes in de kalender

• Parkeerplaatsen

• Opslagruimtes

• Interne administratie

• Operationele planning (bijv. schoonmaakdiensten, onderhoudsblokken)

Grijze kamers mogen niet worden gebruikt voor facturatie of evenementen die je verkoopt.

Waarvoor worden vergaderruimtes gebruikt?

Vergaderruimtes zijn boekbare ruimtes (niet bestemd voor overnachtingen) die omzet genereren. Voorbeelden:

• Vergaderruimtes

• Conferentiezalen

• Event- of trouwlocaties

• Co-workingruimtes

• Elke ruimte waarvoor gasten betalen

Als gasten moeten betalen voor het gebruik van de ruimte, moet deze worden ingesteld als vergaderruimte, niet als grijze kamer.

Zijn grijze kamers inbegrepen in mijn RoomRaccoon-account?

Ja. Je kunt grijze kamers aanmaken en gebruiken zonder kosten, zolang je er niet vanuit factureert.

Wil je facturen uitsturen voor een niet-accommodatieruimte? Dan moet je deze omzetten naar een vergaderruimte. Vergaderruimtes zijn wel factureerbaar.

Wanneer worden vergaderruimtes gefactureerd in mijn abonnement?

Vergaderruimtes worden gefactureerd tegen 40% van de unitprijs van je huidige abonnementstier.

Grijze kamers blijven gratis, tenzij ze toch worden gebruikt voor facturatie — in dat geval moet je ze converteren naar een vergaderruimte.

Kan ik facturen aanmaken vanuit grijze kamers?

Nee. Grijze kamers zijn uitsluitend voor intern gebruik en niet voor omzet.
 Als je wilt factureren, moet je de kamer wijzigen naar een vergaderruimte.

Hoe weet ik welke kamers grije zijn?

Grijze kamers worden grijs weergegeven in je kalender. Ze:

• Zijn niet boekbaar

• Verschijnen niet in de Booking Engine

• Tellen niet mee voor bezetting of beschikbaarheid

Vergaderruimtes verschijnen zoals standaardkamers maar worden als niet-accommodatie­units aangeduid.

Beïnvloeden grijze kamers de bezetting?

Nee. Grijze kamers hebben geen invloed op bezetting, beschikbaarheid of rapportages.
 Ze bestaan enkel voor intern gebruik.

Vergaderruimtes beïnvloeden de accommodatiebezetting ook niet, maar worden wel opgenomen in omzetrapportages omdat je hiervan kunt factureren.

Wat is het verschil tussen een witte kamer, een grijze kamer en een vergaderruimte?

Witte kamer

• Standaard overnachting kamer

• Boekbaar online en telt mee voor bezetting

• Gebruik voor: overnachtingseenheden (kamers, suites, dorms, appartementen)

Vergaderruimte

• Boekbare ruimte (niet bestemd voor overnachtingen)  waarvoor je factureert

• Gebruik voor: meetingruimtes, eventruimtes, venues — elke ruimte waar je gasten voor laat betalen

Grijze kamer

• Niet-boekbare, niet-omzetgenererende interne ruimte

• Gebruik voor: parkeerplaatsen, opslag, administratie, of tijdelijk plaatsen van reserveringen in de kalender

Lees hier meer over de verschillende kamertypes.

Kan ik een grijze kamer omzetten naar een vergaderruimte?

Ja, volg de stappen in dit artikel.

Waarom is het beleid veranderd?

Om kamerbeheer duidelijker te maken en facturatie transparanter:

• Grijze kamers zijn nu strikt voor intern gebruik

• Alle gefactureerde niet-accommodatieruimtes moeten vergaderruimtes zijn

• Vergaderruimtes volgen één simpel prijsmodel: 40% van je unit rate