Questa funzione permette agli albergatori di trasferire supplementi prenotati e addebiti POS consolidati tra prenotazioni o camere. È un aggiornamento essenziale per gestire i movimenti reali degli ospiti. Che un ospite cambi camera, prolunghi il soggiorno o venga addebitato per errore su un folio sbagliato, ora puoi riassegnare questi extra senza creare addebiti duplicati o confusione.

Nel mondo frenetico delle operazioni alberghiere, gli ospiti cambiano spesso i loro piani. I supplementi e gli addebiti POS (come colazione, spa o bevande) potrebbero essere registrati sotto la camera sbagliata o dover seguire l’ospite nella nuova prenotazione.

Questa funzione ti aiuta a:

• Evitare errori di fatturazione

• Mantenere registri finanziari ordinati

• Migliorare la soddisfazione degli ospiti garantendo folio precisi

• Ridurre il tempo speso per correggere manualmente gli addebiti

Come funziona

Trasferimenti ammessi

• Puoi trasferire supplementi individuali o interi ticket POS a un’altra prenotazione o camera con date di soggiorno sovrapposte.

• Le prenotazioni di origine e destinazione devono condividere almeno una data in comune.

• La provenienza POS o non POS non influisce sull’idoneità al trasferimento.

Limitazioni del trasferimento

• I trasferimenti delle prenotazioni di gruppo richiedono una procedura diversa: se stai cercando di spostare un supplemento tra camere all'interno della stessa prenotazione di gruppo, l'icona a forma di freccia non sarà cliccabile. Utilizza invece l'icona a forma di matita (modifica) per riassegnare la camera e l'ospite all'interno del gruppo (vedi “Eccezioni per le prenotazioni di gruppo” di seguito per la procedura completa).

• Le prenotazioni con check-out non sono idonee. I supplementi non possono essere trasferiti da una prenotazione già conclusa, anche se l’articolo non è stato ancora fatturato.

• Le fatture finali bloccano i trasferimenti. Se il supplemento fa parte di una fattura finalizzata, non può essere spostato in nessun caso.

• I trasferimenti all’interno di una prenotazione di gruppo seguono un flusso diverso. Se stai cercando di spostare un supplemento tra camere all’interno della stessa prenotazione di gruppo, l’icona della freccia non sarà cliccabile. Usa invece l’icona della matita (modifica) per riassegnare la camera e l’ospite all’interno del gruppo (vedi “Eccezione per le Prenotazioni di Gruppo” qui sotto per i passaggi completi).

• Si applicano i permessi utente. Solo gli utenti con i ruoli di Reception, Supervisore Reception o Manager possono effettuare trasferimenti. Gli altri ruoli non avranno accesso a questa opzione.

Come trasferire supplementi tra prenotazioni

1. Clicca sull’icona della matita accanto al supplemento o all’articolo POS che vuoi trasferire

2. Dal menu a tendina, seleziona una camera o prenotazione con date sovrapposte

3. Conferma il trasferimento

4. Il sistema eseguirà le seguenti azioni:

   • Rimuoverà l’articolo dal folio della prenotazione originale.

   • Lo aggiungerà al folio della nuova prenotazione senza modificare la data.

   • Registrerà l’azione nelle timeline di entrambe le prenotazioni.

Tracciamento delle modifiche

Ogni trasferimento viene registrato automaticamente:

• Nella prenotazione di origine:
  “Supplemento trasferito alla Camera 5 (chiusa) (Prenotazione n.°12344)”
  
  

• Nella prenotazione di destinazione:
  “Supplemento trasferito dalla Camera 6 (chiusa) (Prenotazione n.°14425)”

Se un supplemento è stato aggiunto alla scheda funzione, manterrà il proprio timestamp e i commenti durante il trasferimento.

Gestione dei ticket POS

L’impostazione dei supplementi POS consolidati è una configurazione opzionale che consente agli hotel di raggruppare tutte le transazioni POS Lightspeed (K o L), come addebiti di ristorante, bar o negozio, in una sola riga di ticket sulla prenotazione e sulla fattura dell’ospite, anziché elencare ogni singolo articolo.

Le seguenti condizioni si applicano quando si trasferiscono ticket POS Lightspeed tra prenotazioni:

• Puoi trasferire interi ticket POS consolidati tra camere.

• La data deve rimanere la stessa.

Buone pratiche

• Trasferisci solo articoli verso prenotazioni attive con date sovrapposte.

• Controlla sempre se un supplemento è stato fatturato prima di effettuare il trasferimento.

• Usa il tracciamento delle modifiche per verificare la cronologia dell’articolo quando risolvi problemi di fatturazione.

• Tieni informato il team della reception sui livelli di autorizzazione richiesti per gestire i trasferimenti.

Eccezione: trasferire supplementi all’interno di prenotazioni di gruppo

Le prenotazioni di gruppo sono prenotazioni che condividono lo stesso intestatario, includono più camere e hanno le stesse date di arrivo e partenza. Sono comunemente utilizzate per viaggi di gruppo, conferenze o soggiorni aziendali.

Quando trasferisci supplementi o ticket POS al di fuori di una prenotazione di gruppo, puoi usare l’icona di trasferimento (freccia) nella sezione dei supplementi.

Tuttavia, se stai cercando di spostare un supplemento tra camere all’interno della stessa prenotazione di gruppo, l’icona della freccia non sarà cliccabile. Questa è un’eccezione nota dovuta alla struttura dei folio raggruppati.

Come trasferire supplementi in una prenotazione di gruppo:

1. Apri la prenotazione che contiene il supplemento che vuoi spostare.

2. Scorri fino alla sezione Supplementi.

3. Clicca sull’icona della matita (modifica) accanto al supplemento o al ticket POS.

4. Scorri verso il basso fino al menu a tendina “Assegna alla camera”.

5. Scegli il nuovo numero di camera e l’ospite (le opzioni visualizzate saranno camere della stessa prenotazione di gruppo).

6. Clicca su Aggiorna.

7. Clicca su Salva nella pagina dei dettagli della prenotazione per confermare le modifiche.

Questo percorso manuale garantisce che il supplemento venga riassegnato correttamente nel contesto del gruppo, anche quando il trasferimento tramite freccia non è disponibile.