U RoomRaccoonu se takozvani dokumenti koriste za komunikaciju s gostima. U ovom članku objašnjavamo različite vrste dokumenata i kada se šalju.

Potvrda rezervacije

Ovo je e-poruka koja se može poslati gostima s detaljima njihove potvrđene rezervacije. Služi za obavještavanje gostiju da je njihova rezervacija potvrđena, uključujući sve relevantne informacije koje trebaju znati.

Kada se šalje:
 Čim gost izvrši rezervaciju, potvrda rezervacije automatski se šalje. Izuzeci su iCal rezervacije i rezervacije koje su ručno dodane u kalendar.

Potvrda otkazivanja

Ovo je e-poruka koju gosti dobivaju kao potvrdu da je njihova rezervacija otkazana. Obavještava ih da je otkazivanje obrađeno i može sadržavati dodatne informacije koje želiš podijeliti.

Kada se šalje:
 Kada gost otkaže rezervaciju, automatski se šalje potvrda otkazivanja s linkom za ponovnu rezervaciju (putem tvog smještaja). Za ručna otkazivanja, link mora biti poslan ručno.

Potvrda rezervacije za ponovne goste

Ova e-poruka se šalje kada sustav prepozna da je gost već ranije boravio u objektu i koristi istu e-mail adresu. Ako je ovaj dokument konfiguriran, standardna potvrda rezervacije neće biti poslana, već će gost dobiti personaliziranu potvrdu.

Kada se šalje:
 Ako je e-mail adresa ista kao kod prethodne rezervacije, sustav će prepoznati gosta kao ponovnog gosta.

Potvrda rezervacije za OTA

Ovaj dokument možeš postaviti ako želiš razlikovati komunikaciju s gostima koji rezerviraju putem OTA kanala. Imaj na umu da ne možeš specificirati koji kanal rezervacije. Ako konfiguriraš ovaj predložak, svi gosti koji rezerviraju putem vanjskih kanala primit će ovu e-poruku.

Imaj na umu da neki kanali za rezervacije, poput Airbnba i Booking.coma, imaju ograničenja na poslanu komunikaciju.  

• Pročitaj više o tim ograničenjima za Booking.com ovdje.

Ponuda za rezervaciju

Izradi privremene rezervacije i pošalji ponude gostima. Ovaj dokument je povezan s potvrdom rezervacije i šalje se ručno.

Predboravak

Ovo je e-poruka poslana gostima prije dolaska s relevantnim informacijama o njihovoj rezervaciji. U ovaj dokument možeš dodati i link za online prijavu.

Kada se šalje:
 Može se konfigurirati da se automatski šalje određen broj dana prije dolaska gosta. To možeš postaviti pod Postavke > Pomakni prema dolje do odjeljka e-pošte.

Podsjetnik na pred boravak

Ovaj dokument je podsjetnik prije dolaska gosta, služi kao druga automatska e-poruka koja se može poslati kako bi gosti više puta dobili obavijest prije dolaska. Možeš ga koristiti za zadnje informacije poput check-in procedure, uputa za parkiranje ili lozinke za vrata.

Kada se šalje:
 Može se konfigurirati da se šalje određeni broj dana prije dolaska gosta. Obavezno ga postavi nakon e-pošte pred boravka.

Post Boravak

Ovo je e-poruka koja se šalje gostima nekoliko dana nakon njihova boravka, omogućujući daljnju komunikaciju s gostima nakon odlaska. Možeš uključiti popust kako bi potaknuo direktne rezervacije putem svog booking engines.

Kada se šalje:
 Kao i kod e-pošte predboravka, možeš postaviti vrijeme slanja pod Postavke > Pomakni prema dolje do odjeljka e-pošte.

Zahtjev za plaćanje

Zahtjev za plaćanje je e-poruka koja se može poslati gostima kako bi ih podsjetila na plaćanje iznosa povezano sa njihovom rezervacijom. Ako koristiš PSP (pružatelja usluga plaćanja), možeš zatražiti djelomično ili potpuno online plaćanje.

Kada se šalje:
 Zahtjevi za plaćanje šalju se ručno iz nadzorne ploče rezervacija.

Potvrda plaćanja

Ovo je e-poruka koja se automatski šalje gostima nakon što uspješno izvrše plaćanje putem linka za plaćanje u zahtjevu za plaćanje.

Kada se šalje:
 Ovaj dokument se šalje samo ako je plaćanje izvršeno putem linka za plaćanje i uspješno obrađeno.

Podsjetnik na plaćanje

Podsjetnik na plaćanje je e-poruka koju možeš poslati gostima kako bi ih podsjetio na nepodmirene iznose. Uključuje link za plaćanje koji omogućuje gostima da plate kreditnom karticom.

Kada se šalje:
 Šalje se ručno kako bi gosti bili podsjećeni na neplaćene iznose. Provjeri izvješće o dužnicima prije slanja.

Potvrda check-in

Ovo je automatska e-poruka koja se šalje gostima čim ispune online check-in obrazac. Također ćeš primiti kopiju.

Registracija gosta

Ovo je obrazac s podacima o registraciji gosta. Može se ispisati kako bi gost potpisao prilikom dolaska ili se može spremiti na računalo.

Kada se šalje:
 Ne šalje se gostima. Ovaj dokument je namijenjen hotelijerima koji žele tiskanu verziju obrasca za registraciju. Ako želiš prikupiti ove podatke online, koristi online check-in – podaci će se automatski ispuniti u obrascu za registraciju.

E-poruka s fakturom

Ovo je e-poruka koju možeš poslati gostima i rezervacijskim agentima s fakturom ili proforma fakturom. Kada kreiraš fakturu, e-poruka se automatski šalje.

Online check-out

Osim online check-in, RoomRaccoon omogućuje i online check-out. Ovaj dokument omogućuje gostima da se odjave online. Automatski je omogućen na tvom računu, ali ako ga ne želiš koristiti, možeš ga obrisati.

Kada se šalje:
 Online check-out e-poruka se šalje gostima u 07:00 na dan odlaska. Ako je ne koriste, status rezervacije ostaje na "prijavljen".

Potvrda online check-outa

Kao potvrda gostima koji su koristili online check-out, automatski će im biti poslana e-poruka kada završe proces odjave.

Izvod faktura

Ovaj dokument omogućuje hotelijerima da objedine više faktura koje pripadaju istom gostu ili rezervacijskom agent i pošalju ih kao jedan izvod. To je ručni dokument, više informacija o slanju možeš pronaći u ovom članku.

Link za dodijeljene rezervacije

Ovaj dokument je dio funkcionalnosti dodjele soba u RoomRaccoonu. Sadrži link koji gostima omogućuje da rezerviraju svoje sobe izravno. To je ručni dokument, više informacija o dodjeli soba možeš pronaći u ovom članku.

Prilagođeni dokumenti

Prilagođeni dokumenti su e-poruke koje možeš slati gostima s dodatnim informacijama ili korisnim obavijestima, poput nadolazećih događaja ili promocija.