Configuration et mappage des comptes

Pourquoi le système n’accepte-t-il pas les codes de compte que j’ai saisis ?

Cela provient généralement d’un format incorrect ou de caractères non valides. Assurez-vous que les codes de compte sont numériques et correspondent à votre plan comptable (pas de caractères spéciaux comme /, -, etc.).

Si le problème persiste, contactez le support.

Je veux modifier le numéro de compte des comptes de paiement (ex. : carte EC, virement bancaire). Comment faire ?

Si vous utilisez uniquement la mise à niveau Rapports financiers, la modification des codes de comptes de paiement doit être demandée au support. Fournissez une correspondance claire entre les anciens codes et les nouveaux, par exemple : changer « Autres paiements » de 1234 à 1235.

Si vous avez une connexion comptable, vous pouvez aller dans Finance > Paramètres comptables et modifier directement les comptes de paiement.

Puis-je assigner des comptes différents selon les types de paiements ou les suppléments ?

Pour les suppléments, allez dans Mon établissement > Suppléments, ouvrez ou créez un supplément, puis assignez le compte correspondant.

Types de paiements disponibles dans RoomRaccoon (varient selon le pays):

• 3DS

• AMEX

• Bancontact

• carte bancaire

• Solde Booker

• Espèces

• virement bancaire

• carte cadeau

• Giropay

• iDEAL

• Maestro

• Mastercard

• paiement à distance (CNP)

• Multibanco

• OTA

• Autre

• Stripe

• Terminal

• carte virtuelle

• Visa

• commission OTA

• paiements non affectés

Il me manque un compte lorsque j’essaie d’associer un mode de paiement. Que faire ?

Le compte n’a peut-être pas encore été créé. Si vous avez une connexion comptable : Finance > Paramètres comptables > Comptes pour l’ajouter, ou contactez le support.

Comment gérer les remboursements ou annulations dans l’aperçu des comptes ?

Pour un remboursement, sélectionnez l’option de remboursement pour le paiement concerné.

Si le remboursement est effectué par un autre moyen de paiement, ajoutez un paiement négatif avec la méthode appropriée.

Pour une annulation :

• Si le montant est remboursé, suivez les étapes ci-dessus et changez le statut en Annulé.

• Si l’hôtel conserve le montant, créez un supplément Frais d’annulation, puis mettez la réservation à zéro. Créez ensuite une facture et associez-la au paiement.

Rapports financiers et exports

Pourquoi les totaux du Rapport Finance ne correspondent-ils pas à ma ventilation des revenus ?

Parce que les deux rapports ont des finalités différentes.

Rapports de revenus

• Basés sur les données quotidiennes de réservation

• Utilisés pour la prévision, la tarification et l’analyse de performance

• Peuvent répartir les revenus sur plusieurs mois

• → Outil de gestion et d’analyse

Rapports financiers

• Basés sur la date de facture

• N’incluent les revenus qu’une fois la facture émise

• Montrent les comptes, paiements et données comptables

• → Outil de comptabilité, conformité et santé financière

Ils sont complémentaires mais ne doivent pas être comparés directement.

Comment exporter le Rapport Finance par mois ou par année ?

1. Allez dans Finance > Rapports financiers.

2. À côté de l’année, sélectionnez l’année souhaitée.

3. À côté du mois, cliquez sur Télécharger.

Puis-je automatiser l’export hebdomadaire du rapport financier ?

Pas pour le moment : les exports doivent être générés mensuellement.

Pourquoi vois-je des doublons dans mon Rapport Finance ?

Cela peut indiquer des paiements ou remboursements dupliqués. Vérifiez la réservation et l’historique des suppléments.

Comment créer un rapport montrant les revenus par chambre ?

Vous pouvez créer un rapport personnalisé via l’onglet Réservations, mais ce rapport n’est pas idéal à des fins comptables.

Groupes de revenus et mappage

Pourquoi un revenu n’apparaît-il pas dans le bon groupe sur le tableau de bord ?

L’affectation dépend du mappage des comptes. Vérifiez votre configuration dans Finance > Comptes et dans Suppléments.

Peut-on répartir le revenu d’un produit dans plusieurs groupes de revenus ?

Non. Un produit ne peut être associé qu’à un seul groupe de revenus. Si nécessaire, dupliquez le produit et assignez des mappages différents.

Comment vérifier à quel compte et groupe de revenus un produit est associé ?

Vérifiez :

• Mon établissement > Suppléments pour les liens produit-compte

• Finance > Comptes pour le mappage compte → groupe de revenus

• Le plan tarifaire pour confirmer que le supplément est inclus dans le forfait

Je ne comprends pas le fonctionnement des groupes de revenus. Où en apprendre davantage ?

Nous recommandons l’article Comment fonctionnent les groupes de revenus dans RoomRaccoon.

Puis-je assigner différents taux de TVA à différents comptes ?

Oui. Les taux de TVA peuvent être configurés par compte dans Finance > Comptes.

Intégrations et cas pratiques

Peut-on organiser un appel avec notre comptable pour clarifier le mappage des comptes ?

Oui. Faites-en la demande via le chat support et précisez les sujets à traiter.

Comment vérifier que Xero reçoit les bonnes écritures comptables ?

Allez dans Finance > Paramètres comptables et vérifiez le mappage des comptes. Vous pouvez aussi consulter l’historique des journaux dans Xero.

Que faire si un montant POS a été imputé à la mauvaise chambre ?

Les écritures POS ne peuvent pas être supprimées pour des raisons d’audit. Créez un supplément négatif avec le même compte et groupe de revenus.

Comment annuler une écriture POS incorrecte ?

Utilisez un supplément négatif avec les mêmes informations que l’écriture d’origine.

Pourquoi ne puis-je pas supprimer un supplément ajouté par erreur ?

Pour garantir la transparence financière, RoomRaccoon interdit les suppressions directes. Utilisez un supplément négatif pour effectuer la correction.