Création de rapports personnalisés

La création de rapports personnalisés vous permet d’effectuer des recherches et des rapports très spécifiques basés sur une période définie ainsi que sur divers autres critères précis.

Sous votre onglet Réservations, vous trouverez toutes les réservations enregistrées dans le système. À partir de là, vous disposez déjà de plusieurs filtres utiles pour affiner vos réservations. Par exemple, si vous souhaitez voir toutes vos réservations selon un statut spécifique ou savoir quelles réservations ont reçu une facture pro forma ou une facture fiscale, vous pouvez utiliser les filtres situés au-dessus de chaque colonne.

Si vous souhaitez obtenir un aperçu plus détaillé et spécifique de vos données de réservation, vous pouvez créer un rapport personnalisé.

Voici comment faire :

1. Cliquez dans la liste des Réservations depuis votre vue Calendrier.

   

2. Cliquez sur le signe plus à droite de votre écran pour choisir vos filtres.
   
3. Donnez un nom à votre rapport personnalisé en fonction des critères spécifiques du rapport.
4. Vous pouvez ensuite sélectionner les champs à inclure dans votre rapport en choisissant d’Afficher ou de Masquer les différents champs.
   
5. Si vous choisissez d’Afficher un champ et que vous cochez le cercle à droite, vous avez la possibilité de filtrer selon une période avant ou après le jour actuel.
   
6. Une fois vos choix effectués, cliquez sur le bouton Enregistrer le préréglage.
7. Dans votre liste de réservations, vous pouvez maintenant sélectionner une période de début et de fin.
   
8. Choisissez votre rapport personnalisé à droite de votre écran et, à partir de là, vous pouvez télécharger les données correspondant à ce rapport spécifique.
   

Bon à savoir !

• Toutes les options de filtre sont combinées avec un "et", et non avec un "et/ou". Cela signifie que seules les réservations répondant à toutes les conditions choisies seront visibles.

Filtres:

• Importation la plus récente : Il s’agit de la réservation la plus récente créée.
• Date d’ajout : C’est la date à laquelle la réservation a été ajoutée à votre système, et elle peut être définie à un nombre de jours/mois avant ou après la date actuelle.
• Date de départ : Ce filtre permet de rechercher le jour où le statut d’une réservation est passé à "départ".
• Date d’envoi de la facture : Cette option vous montre la date à laquelle vous avez envoyé la facture.
• Date de relance : Il s’agit de la date à laquelle un rappel de paiement de facture est envoyé.
• Numéro de chambre : Cette option vous permet de rechercher des réservations pour une chambre spécifique ou pour tout l’hébergement.
• Plan tarifaire : Utilisez cette option pour sélectionner ou trouver des réservations sous un ou plusieurs plans tarifaires spécifiques.
• Nom de catégorie : Recherchez des réservations spécifiques par catégorie.
• Nom du client : Ici, vous pouvez rechercher des réservations effectuées par le client (le voyageur), à noter que le réservataire n’est pas inclus dans cette recherche. Lors de la saisie des noms, des suggestions s’afficheront automatiquement.
• Réservataire : Localisez les réservations effectuées par un réservataire spécifique. Veillez à ne pas confondre cette fonction de recherche avec celle du client ! Des suggestions automatiques apparaîtront lors de la saisie.
• Entreprise : Recherchez les réservations selon les informations de l’entreprise associée à la réservation.
• Pays du booker : En activant ce filtre, vous pouvez limiter la liste à un pays spécifique, à condition que celui-ci soit connu.
• Statut : Avec ce filtre, vous pouvez rechercher selon le statut de la réservation.
• Nom des extras : Affichez les réservations contenant des extras spécifiques.
• Mode de paiement : Sélectionnez les réservations payées via des méthodes de paiement spécifiques.
• Prix total : Cette fonction recherche le montant total calculé de la réservation. Vous pouvez également affiner votre recherche en définissant des montants minimum et maximum.
• Taxe de séjour : Choisissez d’afficher les montants de la taxe de séjour et affinez votre recherche selon une plage de montants.
• Montant dû : C’est le montant encore dû, tel qu’affiché dans le calcul du prix.
• Prépayé : Ce sont les paiements enregistrés déjà reçus pour vos réservations.
• Prix des extras : Choisissez d’afficher la liste de prix des extras pour une réservation, ainsi que d’affiner votre recherche selon une plage de montants.
• Prix de l’hébergement : Choisissez d’afficher le prix de l’hébergement et affinez votre recherche selon des montants spécifiques.
• Remise : Choisissez d’afficher le montant de la remise, le cas échéant, selon une plage de valeurs définie.
• Origine de la réservation : Cette option indique de quelle OTA provient la réservation.
• Nuits facturées : Choisissez d’afficher les nuits qui ont été facturées.
• Nombre de clients : Sélectionnez pour voir les réservations selon le nombre de clients inclus.
• Rappel : Indique si un rappel de paiement a été effectué ou s’il doit encore être envoyé.
• Numéro de réservation OTA : Il s’agit du numéro de réservation de l’OTA, comme booking.com. Ce numéro de réservation se trouve sous le numéro de réservation RoomRaccoon.
• Description : Affiche les codes promotionnels ou coupons utilisés.
• Remarques : Affichez les remarques saisies pour des réservations spécifiques.
• Commentaires OTA : Ce sont les commentaires transmis par l’OTA.

Bon à savoir !

• Les listes que vous créez sont constamment mises à jour. Si une nouvelle réservation est ajoutée et qu’elle correspond aux critères définis, elle sera automatiquement ajoutée à la liste créée.