Hoe werkt de 'proforma' factuur?

Een 'proforma' factuur is eigenlijk een soort voorlopige factuur of concept factuur. Het is bedoeld om vooraf informatie te geven aan je gasten.

Hoe werkt RoomRaccoon's proforma factuur?

Een factuur in RoomRaccoon blijft 'proforma' tot het moment dat de boeking wordt uitgecheckt. Na check-out wordt de factuur definitief en dan krijgt deze een factuurnummer.

Hoe verzend ik een proforma factuur?

Je kunt de proforma factuur per mail verzenden als een soort prijsopgave. De mail vermeldt dat het om een factuur gaat. Wil je dit niet? Dan kun je een extra document aanmaken waar je precies de opmaak gebruikt die jij zou willen gebruiken. RoomRaccoon biedt de mogelijkheid om met 'replace-tags' te werken. Hierdoor kan je specifieke informatie van een reservering ophalen in een document zoals de naam van de gast en de totaal-prijs.

Hoe werkt de proforma factuur bij vooruitbetalingen?

Wanneer gasten een deel van de rekening vooraf willen betalen, kan er een deelfactuur worden gemaakt van de al afgerekende onderdelen. Dit deelfactuur wordt vervolgend tegengeboekt op de proforma en krijgt bij het aanmaken een direct factuurnummer. Zodra er een factuur is betaald, kan er bij de betaalmethode een betaling worden toegevoegd die refereert naar een factuur.