RoomRaccoon's Advance Collect-functie laat je als hotelier automatisch vooruitbetalingen of aanbetalingen innen van gasten vóór aankomst. Dit helpt je om de cashflow te verbeteren, no-shows te verminderen en je processen efficiënter te maken; voor zowel directe als OTA-boekingen.

Advance Collect is niet verplicht, maar is wel een slimme zet voor hoteliers die zekerheid willen over betalingen en controle over hun processen.

Je kunt Advance Collect combineren met verplichte betaling tijdens Online Check-In voor volledige automatisering.

Zorg er altijd voor dat je beleid juridisch klopt en duidelijk is voor de gast op het moment van boeken.

Betalingsopties vóór aankomst begrijpen

RoomRaccoon biedt twee manieren om automatisch betalingen vóór aankomst te innen. Wat beschikbaar is, hangt af van de boekingsbron en hoe alles is ingesteld.

Let op: Als je een vooruitbetaling-regel instelt op een tariefplan, kun je slechts één van de twee onderstaande opties kiezen.

1. Vooruitbetaling bij boekingsbevestiging (alleen voor directe boekingen)

• De gast betaalt direct tijdens het boeken.

• De boeking wordt pas bevestigd als de betaling binnen is.

• Alleen beschikbaar voor directe boekingen via je Booking engine.

• Instellen per tariefplan via:
   “Vooruitbetaling bij boeking aanrekenen.”

Deze methode werkt niet met OTA-boekingen omdat de OTA de boeking direct bevestigt. Hotels kunnen bevestiging niet tegenhouden tot er betaald is.

2. Advance Collect (voor OTA én directe tarieven)

• Automatische betalingsverzoek X dagen voor aankomst.

• Gasten krijgen een veilige betaallink voor een vooraf bepaald bedrag.

• Werkt voor:

  • Directe boekingen

  • OTA-boekingen als ingesteld op Hotel Collect en CC-gegevens worden doorgestuurd naar RoomRaccoon.

• Instellen per tariefplan via:
   “Vooruitbetaling X dagen voor aankomst aanrekenen.”

Hiermee kunnen hoteliers dus al geld innen vóór aankomst — zelfs bij OTA-boekingen (mits ingesteld op Hotel Collect).

OTA Collect vs. Hotel Collect: wat is het verschil?

Bij OTA-boekingen (zoals Booking.com of Expedia) zijn er twee betaalflows:

• OTA Collect: Gasten betalen aan de OTA. Het hotel krijgt het bedrag later via een Virtuele Creditcard (VCC). RoomRaccoon verwerkt dit automatisch via het VCC-dashboard.

• Hotel Collect: Gasten betalen direct aan het hotel. Dit gebeurt via RoomRaccoon's tools zoals betaallinks, pre-autorisaties of Advance Collect.

RoomRaccoon ondersteunt beide opties. Kies wat het beste past bij je hotel en cashflow:

• Wil je gegarandeerde uitbetalingen → OTA Collect.

• Wil je sneller geld ontvangen → Hotel Collect.

Let op: Hotel Collect is vaak goedkoper dan OTA Collect (VCC’s brengen kosten met zich mee).

Hoe stel je Advance Collect in

Stap 1: OTA-instellingen aanpassen (optioneel)

Alleen nodig voor OTA-tarieven. Sla deze stap over voor directe tarieven.

• Zet “Hotel Collect” of “Betaal bij aankomst” aan in elke OTA-portal.

• Zorg dat CC-gegevens van gasten naar RoomRaccoon worden gestuurd.

• OTA’s verschillen hierin — stel het in per platform.

Stap 2: Maak een betalingsverzoek-document aan

• Ga naar Documenten > Betaalverzoek

• Maak een standaardbericht met:

  • Vriendelijke begroeting

  • Duidelijke instructies (bijv. “50% aanbetaling binnen 3 dagen”)

Voorbeeldbericht:
 “Welkom bij [Hotelnaam]! Bevestig je verblijf door binnen 3 dagen 50% aan te betalen via de knop hieronder. Hiermee is je boeking definitief volgens ons betalingsbeleid.”

OPTIONEEL: Je kunt meerdere betaalverzoeken maken voor verschillende kamertypes.

• Ga naar Documenten > Aangepast document

• Documenttype > Betaalverzoek

• Vink aan ‘Uniek document per kamer’

• Kies de kamers waarvoor dit document moet gelden.

Stap 3: Stel tariefplan in voor Advance Collect

• Ga naar Mijn accommodatie > Tariefplannen

• Onder Vooruitbetalingsinstellingen:
   “Vooruitbetaling X dagen voor aankomst aanrekenen”

• Vul het aantal dagen in (max 255)

Hoe het werkt:

• Bij import van de boekingen wordt een betaalverzoek verzonden als het binnen het ingestelde aantal dagen valt.

• Het systeem stuurt elke dag opnieuw tot de betaling is gedaan.

• Gebruik reserveringsherinneringen om te volgen of het betaald is.

• Geen betaling binnen deadline? Je kunt:

  • De CC belasten

  • De boeking annuleren (volgens je annulerings- en betaalbeleid).

Let op: Laat OTA’s direct weten bij no-shows of annuleringen bij Hotel Collect, anders betaal je onterecht commissie en klopt je beschikbaarheid niet.

Stap 4: Monitoren & risico beperken

• Zorg voor duidelijke betaal- en annuleringsvoorwaarden in je beleid.

• Gebruik reserveringsherinneringen om onbetaalde boekingen te checken.

• Overweeg de CC te belasten (CNP) of handmatig te annuleren bij geen betaling.

• Gebruik pre-autorisatie om saldo op de kaart te checken vóór aankomst.

Snelle checklist

• OTA-instellingen geüpdatet (Hotel Collect aan) — Optioneel

• Betaal- en annuleringsvoorwaarden geüpdatet in RoomRaccoon & OTA

• Betaalverzoek-template aangemaakt

• Tariefplannen ingesteld met Advance Collect

• Online Check-In ingesteld om restbedrag te innen

• Team getraind om betaalherinneringen op te volgen en no-shows te behandelen