La funzione Advance Collect di RoomRaccoon ti permette di automatizzare l’incasso dei pagamenti anticipati o dei depositi da parte degli ospiti prima dell’arrivo. Ti aiuta a migliorare il flusso di cassa, ridurre il rischio di no-show e semplificare le operazioni sia per le prenotazioni dirette che OTA.

Advance Collect non è obbligatorio, ma è una leva strategica per chi vuole sicurezza nei pagamenti e più controllo sulle operazioni.

Ti consigliamo di combinare Advance Collect con il pagamento tramite Check-In Online per automatizzare tutto il processo.

Assicurati che le tue politiche siano valide legalmente e comunicate in modo chiaro al momento della prenotazione.

Capire le opzioni di pagamento prima dell’arrivo

RoomRaccoon offre due modi automatici per incassare i pagamenti prima dell’arrivo. La disponibilità dipende dal canale di prenotazione e dalla configurazione.

Nota: Quando crei una regola di prepagamento su un piano tariffario, puoi scegliere solo una delle due regole seguenti.

1. Prepagamento alla conferma della prenotazione (solo per tariffe dirette)

• L’ospite paga un deposito subito durante la prenotazione.

• La prenotazione viene confermata solo dopo il pagamento.

• Questa opzione è disponibile solo per le prenotazioni dirette tramite il tuo Booking Engine.

• Si imposta come percentuale per piano tariffario in:
   “Addebita il prepagamento al momento della prenotazione.”

Questo metodo non funziona con le OTA, perché le prenotazioni vengono confermate direttamente da loro.

2. Advance Collect (disponibile per tariffe OTA e dirette)

• Una richiesta di pagamento viene inviata automaticamente X giorni prima dell’arrivo.

• Gli ospiti ricevono un link sicuro per pagare un deposito predefinito.

• Funziona per:

  • Prenotazioni dirette

  • Prenotazioni OTA se configurate come Hotel Collect e se RoomRaccoon riceve i dati della carta.

• Si imposta come percentuale per piano tariffario in:
   “Addebita il prepagamento X giorni prima dell’arrivo.”

Ti permette di incassare prima dell’arrivo anche per le prenotazioni OTA — se sono configurate come Hotel Collect.

OTA Collect vs. Hotel Collect: qual è la differenza?

Quando gestisci prenotazioni da OTA (come Booking.com o Expedia), ci sono due flussi di pagamento:

• OTA Collect: L’ospite paga l’OTA e l’hotel riceve il pagamento dopo tramite una Carta di Credito Virtuale (VCC). RoomRaccoon addebita automaticamente questa carta dal pannello VCC.

• Hotel Collect: L’ospite paga direttamente all’hotel. Puoi incassare con gli strumenti RoomRaccoon come link di pagamento, preautorizzazioni o Advance Collect.

RoomRaccoon supporta entrambi i flussi. Puoi scegliere quello che si adatta meglio alle esigenze della tua struttura e della tua liquidità:

• Pagamenti garantiti → OTA Collect

• Pagamenti più veloci → Hotel Collect

Nota: I costi associati al flusso Hotel Collect possono essere molto più bassi rispetto a quelli OTA (VCC).

Come configurare Advance Collect

Passo 1: Imposta le OTA (opzionale)

Fallo solo se vuoi usare Advance Collect per tariffe OTA. Se lo stai impostando per tariffe dirette, salta al Passo 2.

• Attiva “Hotel Collect” o “Paga in struttura” in ogni portale OTA.

• Assicurati che i dati della carta dell’ospite vengano inviati a RoomRaccoon.

• Ogni portale OTA è diverso, quindi dovrai configurare tutto da lì.

Passo 2: Crea un documento di richiesta di pagamento

• Vai su Documenti > Richiesta di Pagamento

• Crea un messaggio base con:

  • Un saluto amichevole

  • Istruzioni chiare (es: “50% di acconto entro 3 giorni”)

Esempio di messaggio:
 “Benvenuto a [Nome Hotel]! Per favore, conferma il tuo soggiorno pagando un acconto del 50% entro i prossimi 3 giorni cliccando il pulsante qui sotto. Così garantisci la prenotazione secondo la nostra politica di pagamento.”

OPZIONALE
 Puoi creare più documenti di richiesta in base alla categoria di camera.

• Vai su Documenti > Documento personalizzato

• Seleziona il tipo > Richiesta di Pagamento

• Seleziona “Documento unico per camera”

• Scegli le categorie o camere a cui applicarlo.

Passo 3: Configura il piano tariffario

• Vai su La Mia Struttura > Piani Tariffari

• Nelle impostazioni di prepagamento, scegli:
   “Addebita il pagamento X giorni prima dell’arrivo.”

• Inserisci il numero di giorni (massimo 255)

Come funziona:

• Quando una prenotazione entra nell’intervallo definito, viene inviata una richiesta.

• Il sistema reinvia ogni giorno finché l’ospite non paga.

• Usa i promemoria della prenotazione per monitorare i pagamenti.

• Se l’ospite non paga entro un certo giorno, puoi:

  • Addebitare la carta salvata

  • Oppure annullare la prenotazione, secondo le tue politiche.

Nota: Se usi Hotel Collect, avvisa subito le OTA in caso di no-show o cancellazione, così eviti commissioni e mantieni l’inventario aggiornato.

Passo 4: Monitora e gestisci i rischi

• Includi termini di pagamento e cancellazione chiari nelle tue politiche.

• Usa i promemoria per far intervenire manualmente lo staff.

• Se l’ospite non paga, puoi addebitare la carta o cancellare.

• Usa la preautorizzazione per controllare i fondi prima dell’arrivo.

Checklist veloce

• Impostazioni OTA aggiornate (Hotel Collect attivo) — opzionale

• Termini di pagamento e cancellazione aggiornati su RoomRaccoon e OTA

• Modello di Richiesta di Pagamento creato

• Piani tariffari configurati con Advance Collect

• Check-In Online impostato per incassare il saldo

• Staff formato per gestire i promemoria e i pagamenti mancanti