Mit der Advance Collect-Funktion von RoomRaccoon kannst du Anzahlungen oder Vorauszahlungen von Gästen vor der Anreise automatisieren. Das verbessert deinen Cashflow, reduziert No-Shows und macht deine Abläufe einfacher – egal ob bei Direktbuchungen oder OTA-Buchungen.

Advance Collect ist kein Muss, aber ein cleveres Werkzeug für Hotels, die mehr Sicherheit bei Zahlungen und Kontrolle über ihre Prozesse wollen.

Tipp: Kombinier Advance Collect mit der Zahlungsaufforderung beim Online Check-In für komplette Automatisierung.

Stell sicher, dass deine Zahlungsrichtlinien rechtlich in Ordnung und für den Gast beim Buchen klar ersichtlich sind.

Welche Möglichkeiten gibt es, vor der Anreise Zahlungen zu erhalten?

RoomRaccoon bietet dir zwei automatisierte Wege, um Zahlungen vor der Ankunft einzuziehen. Welche verfügbar sind, hängt von der Buchungsquelle und deinen Einstellungen ab.

Hinweis: Wenn du eine Vorauszahlungsregel auf einem Tarifplan erstellst, kannst du nur eine der beiden Optionen wählen.

1. Vorauszahlung bei Buchungsbestätigung (nur bei Direktbuchungen)

• Der Gast zahlt direkt beim Buchen eine Anzahlung.

• Die Buchung wird erst bestätigt, wenn die Zahlung eingeht.

• Nur für Direktbuchungen über deine Buchungsmaschine.

• Im Tarifplan einstellen unter:
   “Vorauszahlung bei Buchung berechnen.”

Funktioniert nicht bei OTA-Buchungen, da OTAs die Buchung sofort bestätigen – unabhängig von der Zahlung.

2. Advance Collect (für OTA- und Direktbuchungen)

• Automatische Zahlungsaufforderung X Tage vor Ankunft.

• Gast bekommt einen sicheren Link zur Zahlung eines festen Betrags.

• Funktioniert bei:

  • Direktbuchungen

  • OTA-Buchungen, wenn Hotel Collect aktiviert ist und die Kreditkartendaten an RoomRaccoon gesendet werden.

• Im Tarifplan einstellen unter:
   “Vorauszahlung X Tage vor Ankunft berechnen.”

So kannst du selbst bei OTA-Buchungen vorab Geld einziehen – wenn der OTA auf Hotel Collect eingestellt ist.

OTA Collect vs. Hotel Collect: Was ist der Unterschied?

Bei OTA-Buchungen (z. B. Booking.com oder Expedia) gibt es zwei Zahlungsarten:

• OTA Collect: Der Gast zahlt an die OTA. Das Hotel bekommt das Geld später über eine virtuelle Kreditkarte (VCC). RoomRaccoon zieht diese automatisch über das VCC-Dashboard ein.

• Hotel Collect: Der Gast zahlt direkt ans Hotel. Die Zahlung wird über RoomRaccoon abgewickelt – z. B. mit Zahlungslinks, Pre-Auth oder Advance Collect.

RoomRaccoon unterstützt beide Wege. Du entscheidest, was besser zu deinem Hotel passt:

• Sichere Auszahlung → OTA Collect

• Schneller ans Geld → Hotel Collect

Hinweis: Hotel Collect kann deutlich günstiger sein, da OTA Collect (VCC) oft zusätzliche Gebühren kostet.

Advance Collect einrichten

Schritt 1: OTA-Einstellungen anpassen (optional)

Nur nötig, wenn du Advance Collect für OTA-Tarife einrichtest. Für Direktbuchungen kannst du diesen Schritt überspringen.

• Aktiviere „Hotel Collect“ oder „Bezahlung vor Ort“ in jedem OTA-Portal.

• Stell sicher, dass die Kreditkartendaten an RoomRaccoon übertragen werden.

• Jeder OTA ist da etwas anders – also direkt im jeweiligen Portal einrichten.

Schritt 2: Zahlungsaufforderung erstellen

• Geh zu Dokumente > Zahlungsaufforderung

• Erstelle eine Standardnachricht mit:

  • Freundlicher Begrüßung

  • Klare Anweisungen (z. B. „50 % Anzahlung innerhalb von 3 Tagen“)

Beispieltext:
 „Willkommen im [Hotelname]! Bitte bestätige deinen Aufenthalt, indem du innerhalb der nächsten 3 Tage eine Anzahlung von 50 % leistest. Klick dazu einfach auf den Button unten. So ist deine Reservierung laut unserem Zahlungsrichtlinien gesichert.“

OPTIONAL
 Du kannst mehrere Zahlungsaufforderungen anlegen – z. B. unterschiedliche für Standard- und Deluxe-Zimmer.

• Geh zu Dokumente > Benutzerdefiniertes Dokument

• Dokumenttyp auswählen > Zahlungsaufforderung

• „Einzigartiges Dokument pro Zimmer“ auswählen

• Zimmerkategorien angeben, auf die dieses Dokument zutrifft.

Schritt 3: Tarifplan für Advance Collect einrichten

• Geh zu Meine Unterkunft > Tarifpläne

• Unter Vorauszahlungsoptionen:
   “Vorauszahlung X Tage vor Anreise berechnen.”

• Anzahl der Tage eintragen (maximal 255)

So funktioniert’s:

• Bei Import der Buchung wird – wenn im Zeitraum – eine Zahlungsaufforderung verschickt.

• Das System erinnert täglich, bis der Gast bezahlt.

• Nutze Erinnerungen bei Reservierungen, um unbezahlte Buchungen zu verfolgen.

• Keine Zahlung bis zum Stichtag? Dann kannst du:

  • die hinterlegte Kreditkarte belasten

  • oder die Buchung stornieren – je nach deinen Zahlungs- und Stornobedingungen.

Wichtig: Melde No-Shows und Stornos bei Hotel Collect sofort an die OTA – sonst zahlst du evtl. unnötig Provision und dein Verfügbarkeitskalender stimmt nicht mehr.

Schritt 4: Überwachen & Risiko minimieren

• Klare Zahlungs- und Stornobedingungen in deinen Richtlinien angeben.

• Nutze Erinnerungen für dein Team zum Nachfassen.

• Bei Nichtzahlung: Karte belasten oder manuell stornieren.

• Pre-Auth nutzen, um Kartenguthaben vor Ankunft zu prüfen.

Schnell-Checkliste

• OTA-Einstellungen aktualisiert (Hotel Collect aktiviert) – optional

• Zahlungs- und Stornobedingungen im System und bei OTAs angepasst

• Vorlage für Zahlungsaufforderung erstellt

• Tarifpläne mit Advance Collect eingerichtet

• Online Check-In aktiviert zur Restzahlung

• Team geschult im Umgang mit Erinnerungen, No-Shows und ausbleibenden Zahlungen