Gestione dei depositi nel software di contabilità

Il software RoomRaccoon si integra perfettamente con il sistema contabile, trasmettendo le transazioni al momento della fatturazione, in particolare quando viene generata una fattura fiscale. Questo processo si allinea tipicamente con il checkout dell'ospite, catturando sia le entrate che i dettagli bancari all'interno della transazione, che è strutturata come segue:

Addebito: Banca

Credito: Entrate

Credito: IVA

Nei casi in cui i pagamenti o i depositi vengono effettuati prima della data della fattura, la gestione di questi pagamenti anticipati diventa essenziale per una contabilità accurata.

Gestione dei pagamenti anticipati e dei depositi

I pagamenti anticipati, come i depositi, appaiono sugli estratti conto bancari prima che venga generata una fattura, il che comporta la temporanea assenza di queste transazioni nel pacchetto contabile, poiché RoomRaccoon invia le transazioni solo al momento della fatturazione. Per mantenere l'accuratezza, si consiglia ai contabili di riconciliare regolarmente gli estratti conto bancari con il software di contabilità, affrontando i pagamenti anticipati da:

Opzione #1: registrazione della transazione

Questo è il metodo preferito e comporta:

• Creare un conto “Deposito ospite” nella contabilità generale (GL) per la voce di addebito.
• Creazione di un “conto di sospensione” nel GL per la registrazione del credito, assicurando che il conto bancario e il conto di deposito del cliente corrispondano all'estratto conto.
• Annotare il deposito nel Property Management System (PMS) per informare il software e il personale della reception.

Opzione n. 2: lasciarlo nella Riconciliazione bancaria

In alternativa, il pagamento anticipato può rimanere non elaborato nel pacchetto contabile.

Come contabilizzare i depositi:

Si consigliano i seguenti metodi:

- Opzione 1: Utilizzo di diari (preferibile)

Elaborare le transazioni attraverso i giornali di bordo, addebitando il conto di deposito e accreditando il controllo del creditore, quindi stornare la voce dopo il pagamento.

- Opzione 2: emissione di una fattura all'esterno

Simile all'uso del giornale, ma comporta l'emissione di una fattura direttamente nel sistema contabile (al di fuori di RoomRaccoon), con le stesse azioni di addebito e accredito seguite da uno storno al momento del checkout dell'ospite.

Al momento dell'emissione della fattura fiscale, il sistema contabile riceve l'importo completo della fattura, consentendo un aggiornamento diretto dei conti correnti e dei conti bancari con i valori completi. Questo approccio garantisce che i depositi siano integrati e regolati senza problemi all'interno dei registri finanziari.

Esempio pratico: Processo di gestione dei depositi

Consideriamo uno scenario in cui un ospite paga in anticipo 5.000 euro al momento della prenotazione:

1. Gestione del deposito iniziale:

[Debit Entry] Versare 5.000 dollari sul conto “Deposito ospiti”.

[Credit Entry] Accreditare il “Conto sospeso” con 5.000 euro.

Il deposito, ora registrato, garantisce l'allineamento dei conti deposito e banca con l'estratto conto.

2. Post-Checkout

Al momento del checkout dell'ospite, la fattura finale ammonta a 8.000 euro, IVA inclusa.

• L'ospite paga i restanti 3.000 euro e il PMS trasmette i dettagli completi della transazione al sistema contabile.
• Questo riflette un addebito di 8.000 euro in banca, insieme ai corrispondenti ricavi e crediti IVA, consentendo una riconciliazione del deposito iniziale.
• La registrazione del deposito iniziale viene stornata, accreditando il conto deposito ospiti e addebitando il conto sospesi.

Per ulteriori informazioni su come individuare i depositi nel vostro conto RoomRaccoon, cliccate qui.