Qu’est-ce qu’un « Document » ?

Dans le PMS RoomRaccoon, les documents sont utilisés pour communiquer avec vos clients. Pour en savoir plus sur les différents types de documents, veuillez consulter la rubrique Documents RoomRaccoon.

Existe-t-il d’autres documents que je peux envoyer automatiquement ?

En résumé, les documents qui peuvent être envoyés automatiquement sont :

• Confirmation de réservation

• Confirmation d’annulation

• Confirmation de réservation pour un client récurrent

• Avant le séjour

• Rappel pré-séjour (si vous l’avez activé)

• Aprés le séjour

• Confirmation de paiement (si vous l’avez activée)

• Confirmation de check-in en ligne (si vous l’avez activée)

• Confirmation de check-out en ligne (si vous l’avez activée)

En dehors de ces documents, aucun autre ne peut être programmé pour un envoi automatique.
 Cependant, vous pouvez créer un document personnalisé pour un usage spécifique ou un événement particulier.

Configuration des documents

Comment configurer un document ?

Pour apprendre à configurer un document et suivre toutes les étapes nécessaires, consultez cet article.

Qui peut modifier ou ajouter un document ?

La modification ou la création d’un document ne peut être effectuée que par le manager ou par un membre de l’équipe disposant d’un accès manager.

Qu’est-ce qu’une balise de remplacement (replace tag) ?

Une balise de remplacement est un code qui sera automatiquement remplacé par les informations réelles saisies par vos clients ou réservataires.

Exemple : %guest_firstname% sera remplacé par le prénom du client dans l’email envoyé. 

Les balises permettent de personnaliser vos documents.

Pourquoi l’email n’affiche-t-il pas d’information malgré une balise ?

Si l’information correspondant à la balise n’est pas renseignée dans la réservation, le champ restera vide.

Exemple : si %guest_firstname% est utilisé mais que le prénom n’a pas été saisi, l’email ne contiendra aucune donnée à cet endroit.

Pourquoi le nom du client n’apparaît-il pas dans le document ?

Vérifiez que les informations sont bien remplies dans la section Client & Tarif.

Astuce : comme une réservation ne peut pas être effectuée sans réservataire, il est plus sûr d’utiliser les balises liées au réservataire si le check-in en ligne n’a pas été complété.

Comment supprimer un document ?

1. Ouvrez le document dans le module Documents.

2. Descendez en bas de la page.

3. Cliquez sur le bouton rouge Supprimer définitivement ce document.
   
   

Puis-je modifier la localisation Google Maps dans mes documents ?

Oui. Si l’adresse Google Maps fournie est inexacte, vous pouvez l’ajuster.

Pour cela, créez un document personnalisé et modifiez le lien Google Maps en suivant les étapes décrites dans l’article.

Envoi des documents

Puis-je envoyer un document à une catégorie de chambres spécifique ?

Oui. Ouvrez un document existant (ou créez-en un nouveau).
 Sur la droite, cochez l’option Document unique par catégorie.
 Sélectionnez ensuite la ou les catégories de chambres concernées.

Où puis-je modifier l’heure d’envoi d’un document ?

Vous pouvez uniquement modifier l’heure d’envoi pour les documents suivants :

• Avant le séjour

• Rappel pré-séjour

• Aprés le séjour

Rendez-vous dans Paramètres > Emails, puis définissez le nombre de jours avant ou après le séjour pour l’envoi.

Quels documents le gestionnaire (l’hôtelier) reçoit-il en copie ?

Vous recevez une copie de tous les documents envoyés par RoomRaccoon à vos clients.

Astuce : pour organiser votre boîte mail, créez des filtres automatiques (par ex. dans Gmail) afin de classer ces messages dans des dossiers dédiés.

Puis-je désactiver la réception de ces copies dans ma boîte mail ?

Non. Cette fonction ne peut pas être désactivée, car nous ne voulons pas que vous manquiez des communications importantes (annulations, confirmations de réservation, etc.). En revanche, vous pouvez :

• Créer des filtres de classement automatique dans votre messagerie.

• Modifier l’adresse e-mail dans les paramètres du compte pour recevoir ces copies sur une autre adresse.

Où puis-je voir quels documents ont été envoyés aux clients ?

1. Ouvrez la réservation concernée.

2. Descendez jusqu’à la section Documents.

3. Vous y trouverez la liste des documents envoyés, avec la date et l’heure.

En alternative, vous pouvez aussi vérifier la timeline de réservation.