O módulo de conformidade da RoomRaccoon é uma funcionalidade essencial que ajuda os hoteleiros em Portugal a manterem-se totalmente em conformidade com as obrigações legais de registo de hóspedes, reporte fiscal e estatístico — de forma automática e integrada. Inclui integrações nativas com os regulamentos do SEF (agora AIMA/PSP/GNR), INE e da Autoridade Tributária.

A conformidade faz parte do Produto Base: PMS, Channel Manager, motor de reservas e pagamentos.

Integração com a Polícia – Registo de Hóspedes Estrangeiros

O que é o SEF?

O SEF (Serviço de Estrangeiros e Fronteiras) era, até 2023, a entidade responsável pelo controlo de imigração e gestão de fronteiras em Portugal.
 Com a reestruturação nacional, o SEF foi extinto e as suas funções foram redistribuídas entre:

• PSP (Polícia de Segurança Pública) e GNR (Guarda Nacional Republicana), responsáveis pelas funções operacionais de segurança e fronteiras;

• AIMA (Agência para a Integração, Migrações e Asilo), que gere processos administrativos relacionados com imigração e cidadãos estrangeiros.

Para alojamentos turísticos:

Apesar da extinção do SEF, a obrigação legal de comunicar hóspedes estrangeiros mantém-se. Esta comunicação deve ser feita através da plataforma SIBA (Sistema de Informação de Boletins de Alojamento), atualmente gerida pela PSP ou GNR consoante a localização do alojamento.

Quando é obrigatória a submissão?

Deve ser submetido:

• O boletim de entrada até 3 dias após o check-in;

• O boletim de saída até 3 dias após o check-out.
  
  

Registo de Hóspedes Estrangeiros

Todos os alojamentos turísticos em Portugal são legalmente obrigados a comunicar os dados de hóspedes não portugueses.
 Esta obrigação aplica-se a hotéis, hostels, alojamentos locais, casas rurais, etc.

As comunicações devem ser feitas exclusivamente através do SIBA, gerido pela PSP/GNR.

Em resumo: Se recebe hóspedes internacionais (UE ou não UE), está legalmente obrigado a reportá-los via SIBA.

Consequências do não cumprimento:

• Multas para o estabelecimento

• Auditorias ou inspeções das autoridades

• Em casos graves: processos legais e possível suspensão do registo de Alojamento Local (AL)

Esta obrigação está prevista na legislação nacional e faz parte do compromisso do país com a segurança pública e o controlo migratório.

Como funciona a integração com o SEF (SIBA)?

A RoomRaccoon liga-se diretamente ao SIBA através de um Web Service oficial.

• Automatizado: Desde que os dados do hóspede estejam completos e a reserva seja marcada como “Check-in” e “Check-out”, o sistema envia os dados obrigatórios automaticamente para o SIBA.

• Atenção: O check-in online, por si só, não ativa o envio. É necessário marcar manualmente o estado da reserva como “Check-in” e “Check-out” no PMS.

Porque é que o check-in online é importante?

• Permite recolher os dados obrigatórios antes da chegada

• Suporta experiências sem contacto físico, ideais para alojamentos sem receção

Campos obrigatórios (SIBA):

• Nome e apelido

• Nacionalidade

• País de residência

• Data de nascimento

• Tipo e número do documento de identificação

• País emissor

Campos opcionais recomendados:

• Local de nascimento

• Cidade da morada

Todos estes campos podem ser definidos como obrigatórios no motor de reservas e no processo de check-in online.

Importante: Para que uma reserva seja marcada como “Check-in” ou “Check-out” no sistema, todos os campos obrigatórios têm de estar preenchidos.

Integração com o INE – Reporte Estatístico Mensal

O que é o INE?

O INE (Instituto Nacional de Estatística) é o organismo responsável pela recolha e análise de dados turísticos em Portugal, essencial para o planeamento estratégico nacional.

Se o seu alojamento for selecionado para participar no inquérito mensal, tem obrigação legal de submeter os dados através da plataforma do INE (geralmente via Webinq – https://webinq.ine.pt).

Quais dados são reportados?

• Total de hóspedes e dormidas

• Nacionalidade

• Taxas de ocupação

• Duração média da estadia

• Dados de faturação (opcional ou obrigatório, consoante o inquérito)

O que acontece se não cumprir?

• Multas administrativas entre 250€ e 25.000€, consoante a gravidade e reincidência

• Notificações e avisos oficiais

• Possível escalada legal em caso de incumprimento repetido

• Registo negativo no histórico da sua empresa junto de entidades estatais

Como funciona a integração com o INE?

A RoomRaccoon automatiza o envio mensal para o INE.

• Envio automático no dia 3 de cada mês, desde que:

  • Os dados dos hóspedes estejam completos

  • As reservas estejam marcadas como “Check-in” e “Check-out”

O INE envia um e-mail de confirmação ao alojamento após a receção com sucesso.

Campo obrigatório: País de origem do hóspede

Este é um dos campos mais importantes para o relatório INE.

• O campo “País de origem” deve ser preenchido para cada hóspede

• O INE utiliza esta informação para medir o turismo internacional e tomar decisões estratégicas para o setor

Atenção: Se mais de 5% dos hóspedes no seu relatório mensal não tiverem este campo preenchido, o envio será rejeitado.  Terá de corrigir e reenviar, o que pode levar a atrasos e penalizações.

Rejeições frequentes devido a dados em falta ou incorretos podem também afetar a reputação do seu alojamento junto do INE.

Boas práticas para evitar problemas:

• Verifique sempre o campo “País” no momento do check-in

• Forme a sua equipa de receção/reservas para validar estes dados, especialmente em entradas manuais ou de última hora