In RoomRaccoon, i cosiddetti Documenti vengono utilizzati per comunicare con gli ospiti. In questo articolo spieghiamo i diversi tipi di documenti e quando vengono inviati.

Conferma di prenotazione

Questa è l’email che può essere inviata agli ospiti con i dettagli della loro prenotazione confermata. Serve a informare gli ospiti che la loro prenotazione è confermata, includendo tutte le informazioni rilevanti per loro.

Quando viene inviata:
 Non appena l’ospite effettua la prenotazione, viene automaticamente inviata la conferma. Fanno eccezione le prenotazioni iCal e quelle aggiunte manualmente all’agenda.

Conferma di cancellazione

Questa è l’email che gli ospiti ricevono per confermare la loro cancellazione. Comunica che la cancellazione è stata elaborata e può includere altre informazioni rilevanti che desideri condividere.

Quando viene inviata:
 Quando un ospite cancella la sua prenotazione, viene inviata automaticamente una conferma di cancellazione con un link per riprenotare (tramite la tua struttura). Per le cancellazioni manuali, il link dovrà essere inviato manualmente.

Conferma di prenotazione per ospiti abituali

Questa email viene inviata quando il sistema riconosce che l’ospite ha già prenotato in passato utilizzando lo stesso indirizzo email. Se questo documento è configurato, l’email di conferma iniziale non verrà inviata e l’ospite riceverà invece una conferma personalizzata.

Quando viene inviata:
 Se l’indirizzo email è lo stesso di una prenotazione precedente, il sistema riconoscerà l’ospite come abituale.

Conferma di prenotazione per OTAs

Questo documento può essere configurato se desideri differenziare la comunicazione con gli ospiti che prenotano tramite OTAs. Tieni presente che non è possibile specificare un canale di prenotazione in particolare. Se configuri questo modello, tutti gli ospiti che prenotano tramite un canale esterno riceveranno questa email.

Tieni presente che alcuni canali di prenotazione, come Airbnb e Booking.com, hanno restrizioni sulla comunicazione inviata.

• Leggi di più su queste restrizioni per Booking.com qui.

Proposta di prenotazione

Crea prenotazioni provvisorie e invia proposte di prenotazione agli ospiti. Questo documento è collegato alla conferma di prenotazione e viene inviato manualmente.

Pre-soggiorno

Questa è l’email inviata prima dell’arrivo dell’ospite con tutti i dettagli della prenotazione. In questo documento puoi anche includere il link per il check-in online.

Quando viene inviata:
 Può essere configurata per essere inviata un determinato numero di giorni prima dell’arrivo dell’ospite. Puoi impostarla andando su Impostazioni > scorri in basso fino alla sezione email.

Promemoria pre-soggiorno

Questo documento è un promemoria prima dell’arrivo, che funge da seconda email automatizzata che può essere inviata agli ospiti prima della data di check-in. Garantisce che gli ospiti ricevano notifiche tempestive più di una volta. Puoi usare questo documento per informazioni dell’ultimo minuto, come le procedure di check-in, le indicazioni per il parcheggio o anche il codice della porta.

Quando viene inviato:
 Può essere configurato per essere inviato un determinato numero di giorni prima dell’arrivo dell’ospite. Assicurati di programmarlo dopo l’email pre-soggiorno.

Post-soggiorno

Questa è l’email inviata agli ospiti alcuni giorni dopo il soggiorno, per mantenere il contatto dopo la loro partenza. Puoi aggiungere un codice sconto per incoraggiare gli ospiti a prenotare direttamente tramite il tuo motore di prenotazione.

Quando viene inviata:
 Come per l’email pre-soggiorno, puoi configurare il momento dell’invio andando su Impostazioni > scorri in basso fino alla sezione email.

Richiesta di pagamento

La richiesta di pagamento è un’email che puoi inviare agli ospiti per richiedere il pagamento di un importo dovuto sulla loro prenotazione. Con un PSP (fornitore di servizi di pagamento), puoi richiedere agli ospiti di effettuare pagamenti online, sia parziali che totali.

Quando viene inviata:
 Le richieste di pagamento vengono inviate manualmente dalla dashboard delle prenotazioni.

Conferma di pagamento

Questa è l’email che viene inviata automaticamente agli ospiti che effettuano un pagamento tramite il link della richiesta di pagamento, per confermare che la transazione è andata a buon fine.

Quando viene inviata:
 Questo documento viene inviato solo se il pagamento è stato effettuato tramite il link di pagamento e ha avuto successo.

Promemoria di pagamento

Il promemoria di pagamento è un’email che puoi inviare agli ospiti per ricordare loro che hanno ancora importi da saldare. Include un link di pagamento che permette agli ospiti di pagare con carta di credito.

Quando viene inviato:
 Può essere inviato manualmente per ricordare agli ospiti che hanno un pagamento in sospeso. Assicurati di controllare il tuo report dei debitori.

Conferma di check-in

Questa è un’email automatica che verrà inviata agli ospiti non appena completeranno il modulo di check-in online. Riceverai anche una copia.

Registrazione ospiti

Questo è il modulo con i dettagli di registrazione dell’ospite. Può essere stampato affinché l’ospite lo firmi durante il check-in o salvato sul tuo computer.

Quando viene inviato:
 Non viene inviato agli ospiti. Questo documento è per gli albergatori che desiderano una versione stampata del modulo di registrazione. Se vuoi raccogliere queste informazioni online, utilizza il check-in online: i dati verranno automaticamente compilati nel modulo di registrazione.

Email fattura

Questa è l’email che puoi inviare agli ospiti o ai prenotanti con la loro fattura o fattura proforma. Una volta creata la fattura, questa email verrà inviata automaticamente.

Check-out online

Oltre al check-in online, RoomRaccoon consente anche il check-out online. Questo può essere fatto utilizzando questo documento. È attivato di default nel tuo account. Se non desideri utilizzarlo, elimina il documento.

Quando viene inviato:
 Il documento di check-out online verrà inviato agli ospiti alle 7:00 del mattino del giorno della partenza. Se non lo utilizzano, lo stato della prenotazione rimarrà su "check-in".

Conferma di check-out online

Per confermare agli ospiti che hanno effettuato il check-out online, viene inviato automaticamente un documento una volta completato il processo.

Estratto conto fatture

Questo documento consente agli albergatori di consolidare più fatture appartenenti a un prenotante (o ospite) e inviarle come un unico estratto conto. È un documento manuale. Per maggiori informazioni su come inviarlo, consulta questo articolo.

Link prenotazione contingente

Questo documento fa parte della funzionalità di assegnazione delle camere di RoomRaccoon. Include un link che permette agli ospiti di prenotare direttamente. È un documento manuale. Per maggiori informazioni sulla gestione delle assegnazioni, consulta questo articolo.

Documenti personalizzati

I documenti personalizzati sono email che puoi inviare agli ospiti con informazioni aggiuntive o “utili da sapere”, come eventi importanti o promozioni in corso.