Para reservas grandes como grupos corporativos, bodas o eventos, introducir los datos de los huéspedes habitación por habitación puede llevar mucho tiempo. La Hoja de Importación de Datos de Huéspedes te permite añadir toda la información de los huéspedes a una reserva en una sola carga, utilizando una hoja de cálculo estructurada.

Esta función te ayuda a ahorrar tiempo, reducir errores manuales y colaborar más fácilmente con los reservantes.

¿Qué es la hoja de importación de datos de huéspedes?

La Hoja de Importación de Datos de Huéspedes te permite:

• Descargar una hoja de cálculo que coincide exactamente con la configuración de tu reserva

• Compartirla con el reservante (por ejemplo, un contacto corporativo o el organizador del evento)

• Subir el archivo completado para rellenar automáticamente todos los datos de los huéspedes en la reserva

Una vez importados, los datos de los huéspedes se asignan al instante a las habitaciones y huéspedes correctos.

¿Cuándo puedo usar esta función?

Esta función está disponible bajo solicitud y debe activarse previamente en tu cuenta. Si no ves los botones que se describen a continuación, contacta con nuestro equipo de soporte a través del chat dentro de la aplicación para solicitar la activación.

Dónde encontrar la función

Una vez activada, verás dos nuevos botones dentro de la reserva:

• Download Example Sheet

• Import Guest Details

Estos botones aparecen directamente en la vista de la reserva.

Cómo funciona

Importante: antes de empezar, asegúrate de que cada habitación (tipo de habitación) tenga un plan de tarifas asignado.

Paso 1: Descargar la hoja de ejemplo

1. Abre la reserva.

2. Haz clic en Download Example Sheet.

RoomRaccoon genera una hoja de cálculo basada en:

• Las habitaciones incluidas en la reserva

• El número de huéspedes por habitación

Esto garantiza que la estructura del archivo coincida exactamente con la reserva.

Paso 2: Rellenar los datos de los huéspedes

1. Comparte la hoja de cálculo con el reservante.

2. El reservante completa los datos de los huéspedes para cada habitación y huésped.

No modifiques la estructura del archivo:

• No elimines columnas

• No cambies el orden de las columnas

Paso 3: Importar los datos de los huéspedes

1. Vuelve a la reserva.

2. Haz clic en Import Guest Details.

3. Sube la hoja de cálculo completada.

Todos los datos de los huéspedes se añadirán automáticamente a la reserva, sin necesidad de introducirlos manualmente.

¿Qué información se importa?

• Solo se importan los campos que estén rellenados

• Los campos vacíos permanecerán en blanco en la reserva

• Cada huésped se asigna a la habitación y posición correctas según la estructura del archivo

Casos de uso ideales

Esta función es especialmente útil para:

• Reservas de grupos corporativos

• Bodas

• Eventos o retiros

• Cualquier reserva con múltiples habitaciones y huéspedes

Preguntas frecuentes

¿Puedo modificar la estructura de la hoja de cálculo?

No. Cualquier cambio en la estructura puede provocar que la importación falle.

¿Qué pasa si aún no tengo todos los datos de los huéspedes?

No hay problema. Solo se importarán los campos que estén completados.

¿Está disponible para todos los clientes?

No. Esta función debe activarse en tu cuenta. Contacta con soporte si deseas acceso.

Resumen

La Hoja de Importación de Datos de Huéspedes facilita la gestión de reservas grandes y complejas, permitiéndote importar los datos de los huéspedes de forma masiva. Con un flujo sencillo de descargar – rellenar – subir, podrás gestionar reservas de grupo de forma más rápida y con menos errores.

Si quieres activar esta función o tienes dudas sobre su uso, contacta con nuestro equipo de soporte a través del chat dentro de la aplicación.