Bij grote reserveringen zoals zakelijke groepen, bruiloften of events kan het invoeren van gastgegevens per kamer veel tijd kosten. Met de gasteninformatie importbestand kun je alle gastgegevens in één keer toevoegen aan een reservering via een gestructureerd spreadsheet.

Deze functie helpt je tijd te besparen, handmatige fouten te verminderen en eenvoudiger samen te werken met bookers.

Wat is de gasteninformatie importbestand?

Met de gasteninformatie importbestand kun je:

• Een spreadsheet downloaden dat exact aansluit op je reservering

• Dit bestand delen met je booker (bijvoorbeeld een zakelijke contactpersoon of eventorganisator)

• Het ingevulde bestand uploaden om automatisch alle gastgegevens in de reservering te vullen

Na het importeren worden de gastgegevens direct toegewezen aan de juiste kamers en gasten.

Wanneer kan ik deze functie gebruiken?

Deze functie is op aanvraag beschikbaar en moet eerst voor je account worden geactiveerd.
Zie je de knoppen hieronder niet? Neem dan contact op met ons Support Team via de in-app chat om activatie aan te vragen.

Waar vind je de functie?

Zodra de functie is geactiveerd, zie je in een reservering twee nieuwe knoppen:

• Download voorbeeldbestand

• Import gasteninformatie

Deze knoppen verschijnen direct in het reserveringsoverzicht.

Hoe werkt het?

Belangrijk: voordat je begint, moet voor elke kamer (of kamertype) een prijstype zijn toegevoegd.

Stap 1: Download het voorbeeldbestand

1. Open de reservering.

2. Klik op Download voorbeeldbestand.

RoomRaccoon genereert een spreadsheet op basis van:

• De kamers die in de reservering zijn opgenomen

• Het aantal gasten per kamer

Zo komt de structuur van het bestand exact overeen met je reservering.

Stap 2: Vul de gastgegevens in

1. Deel het spreadsheet met je booker.

2. De booker vult de gastgegevens in per kamer en per gast.

Wijzig de structuur van het bestand niet:

• Verwijder geen kolommen

• Verander de volgorde van kolommen niet

Stap 3: Importeer de gastgegevens

1. Ga terug naar de reservering.

2. Klik op Importeer Gasteninformatie.

3. Upload het ingevulde spreadsheet.

Alle gastgegevens worden automatisch toegevoegd aan de reservering. Handmatige invoer is niet nodig.

Welke informatie wordt geïmporteerd?

• Alleen ingevulde velden worden geïmporteerd

• Lege velden blijven leeg in de reservering

• Elke gast wordt gekoppeld aan de juiste kamer en positie op basis van de spreadsheetstructuur

Ideale gebruikssituaties

Deze functie is bijzonder handig voor:

• Zakelijke groepsboekingen

• Bruiloften

• Events of retreats

• Reserveringen met meerdere kamers en gasten

Veelgestelde vragen

Kan ik de structuur van het spreadsheet aanpassen?

Nee. Het wijzigen van de structuur kan ervoor zorgen dat de import mislukt.

Wat als nog niet alle gastgegevens beschikbaar zijn?

Geen probleem. Alleen ingevulde velden worden geïmporteerd.

Is deze functie beschikbaar voor alle klanten?

Nee. De functie moet per account worden geactiveerd. Neem contact op met Support als je toegang wilt.

Samenvatting

De gasteninformatie importbestand maakt het eenvoudig om grote en complexe reserveringen te beheren door gastgegevens in bulk te importeren. Met een simpele download–invullen–uploaden-flow werk je sneller en met minder fouten.

Wil je deze functie laten activeren of heb je vragen over het gebruik? Neem dan contact op met ons Support Team via de in-app chat.