SEF

Através do PMS RoomRaccon, a comunicação dos ficheiros policiais para o SEF é feita de forma automática, poupando horas de trabalho ao seu staff.

Como é que esta ferramenta funciona?

De acordo com os requisitos legais e orientações impostas pelo SEF, a RoomRaccoon envia os dados de todos os hóspedes estrangeiros para a plataforma do SIBA sempre que estes se registam para Check-ins e Check-outs. A comunicação é realizada uma vez por dia de forma automática e não é necessária qualquer ação da sua parte.

É também importante referir que, uma vez que o SEF dá um prazo de 3 dias para o envio da informação, o PMS recua 3 dias para verificar se existem reservas por enviar.

No entanto, existem algumas regras que devem ser cumpridas:

1. Todas as reservas devem ser marcadas como check-in ou check-out.

Esta ação é fundamental, pois só através dela o sistema sabe quais os hóspedes que entraram ou saíram efetivamente do seu alojamento. Para isso, basta alterar o estado da reserva, sempre que os hóspedes fazem check-in ou check-out. IMPORTANTE: Os estados "Check-in Online" e "Check-out Online" não activam o envio ao SEF, pois podem ser feitos antes da chegada.

2. Todos os dados obrigatórios devem ser preenchidos.

Para cada reserva no PMS RoomRaccoon e com a tarifa selecionada, encontrará um formulário a preencher para cada hóspede.

Como pode ver no exemplo acima, existe apenas um separador para o hóspede. Se houver mais do que um hóspede, basta clicar em cada um deles para preencher os seus dados individualmente. Aqui tem de preencher todos os dados obrigatórios para enviar para o SEF:

• Primeiro nome
• Apelido
• Data de nascimento
• País de origem
• Nacionalidade
• Tipo de documento de identificação
• Número do documento de identificação
• País emissor do documento

Todos estes dados têm de ser preenchidos. Caso contrário, a informação não será enviada!

Como solicitar a ligação?

Para solicitar a ligação do seu PMS RoomRaccoon ao SEF, é importante pedir ao SEF que altere o método de envio dos ficheiros para "Web Services". Normalmente, o pedido é feito via email e demora cerca de 2 dias a confirmar que foi concretizado.

Com isto, basta enviar ao seu implementations manager ou abrir um ticket os seguintes dados:

• Unidade Hoteleira (NIF)

• Número de Estabelecimento

• Chave de Ativação

É bom saber

• Como o envio é feito automaticamente, a entrega dos boletins pode ser verificada na conta no SIBA.