Como emitir faturas

Como qualquer outro negócio, é uma obrigatoriedade legal e fiscal a emissão de fatura sempre que exista a aquisição ou prestação de serviço. Na gestão hoteleira não é diferente.

Como emitir facturas na RoomRaccoon

1. Abra a reserva. Em baixo vai encontrar a seguinte funcionalidade: Documentos Financeiros.

2. Clique no botão que se encontra do lado direito.

3. Aqui vai encontrar diversas opções que deverá preencher de acordo com o pretendido:

• Titular do Documento

O titular da factura é a pessoa/empresa a quem estão a emitir o documento. Poderá ser quem fez a reserva (Titular de Reserva) ou um dos hóspedes.

O cliente pediu fatura com contribuinte? Saiba aqui como proceder!

Exemplos:

A reserva é realizada por uma agência de viagens. A fatura do valor da estadia deverá ser emitida em nome da mesma (Titular da Reserva). No entanto, os hóspedes durante a estadia adquiriram um serviço extra ou decidiram ficar mais uma noite. Neste caso a segunda factura deverá ser emitida em nome do hóspede.

Dois amigos ficam alojados no vosso alojamento. Pretendem dividir a fatura. Simples. Basta emitir a factura em nome de um dos hóspedes e a outra em nome do outro hóspede.

• Pequena Descrição

Aqui poderá inserir uma pequena descrição do documento. Por exemplo: Nome do Hóspede, Quarto reservado, Código de Encomenda, entre outros. É um campo opcional.

• Tipo de Documento

Escolha qual o tipo de documento que pretende emitir: Fatura, Recibo, Fatura-Recibo ou Nota de Crédito.

NOTA: Quando emite uma fatura-recibo ou um recibo, existe a possibilidade de colocar o Método de Pagamento utilizado. No entanto deverão ter em conta o seguinte:

Caso já exista este pagamento na Liquidação de Pagamento, o mesmo será duplicado. Deverão então optar pelo pagamento com data e hora mais correcto e associar a factura emitida ao mesmo. (Exemplos: pagamentos do RaccoonPay ou OTA's).

Caso optem por adicionar o Método de Pagamento na emissão destes dois documentos, o mesmo irá estar patente na fatura/recibo.

• Data de Vencimento

Este campo apenas está disponível na emissão de Faturas. A data de vencimento é por defeito, a data da emissão do documento. Caso pretendam alterar por algum acordo feito previamente com o adquirente do serviço, deverá escolher a data pretendida no calendário. 

• Artigos

Finalmente, basta escolherem os artigos que pretendem incluir no documento. Relembro que deve ser colocado um visto sobre todos os artigos que se pretende faturar, incluído a taxa turística, caso se aplique. No caso dos recibos deverá ser escolhida a fatura a que se aplicam. Pode selecionar tudo, alguns ou até escolher parcelar os valores. 

Após o preenchimento de todos os campos obrigatórios, deverá clicar no botão Emitir Documento e já está. Viu como é fácil? O sistema irá abrir uma janela de impressão do documento original e de seguida uma janela para impressão do duplicado. 

__IMPORTANTE__: O documento original apenas será visível aquando da emissão do mesmo, não terá hipótese de aceder ao original uma segunda vez. Esta será a versão que deverá ser entregue ao hóspede/cliente. Sempre que consultarem o documento após a primeira emissão o documento será sempre uma versão duplicada.

Todas as questões legais inerentes à emissão destes documentos foram devidamente certificadas pela AT. Deverá, no entanto, garantir que ao preencher os campos necessários, o faz de acordo com as exigências legais.