Comunicación con los cuerpos de seguridad: cómo establecer la conexión, descargar ficheros y enviar datos.

Los hoteles están obligados a informar a la policía de las estancias de sus huéspedes. Independientemente del tipo de propiedad que gestiones, como hotelero deberás compartir con las autoridades pertinentes los datos de las salidas y entradas. RoomRaccoon ofrece un serie de integraciones y herramientas para facilitar el proceso.

Sea cual sea la integración que solicites, el equipo de RoomRaccoon debe ser notificado. 

¿A qué autoridades debo informar?

En España hay cuatro cuerpos de policía diferentes, y dependiendo de la ubicación de la propiedad, deben informar a su autoridad policial correspondiente.

• Policia Nacional - https://webpol.policia.es/e-hotel/login?#

• Guardia Civil (en caso de no contar con una comisaría de Policia Nacional en la localidad)  - https://hospederias.guardiacivil.es/hospederias/configuracion.do

• Mossos d'Esquadra (para propiedades situadas dentro de la CCAA de Cataluña) - https://registreviatgers.mossos.gencat.cat/mossos_hotels/AppJava/

• Ertzaintza (PRÓXIMAMANTE disponible para los establecimientos del País Vasco) - https://www.ertzaintza.euskadi.eus/wps/myportal/ertzaintza/registroHostelero

Una vez el hotelero haya visitado una de estas instituciones, se le habrá entregado un ID de cuenta de la policía y una contraseña.

¿Cómo activar la integración con los cuerpos de seguridad?

Para configurar la conexión en la cuenta de RoomRaccoon con cualquier cuerpo policial, necesitaremos que compartas con nosotros la siguiente información:

• Tu ID de cuenta de la policía

• La contraseña de la cuenta de la policía

• El número de tres dígitos del último archivo enviado si aplica.

¿Cómo descargar y subir los reportes?

Tran activar la integración de RoomRaccoon con los cuerpos de policia, podrás descargar ficheros para subirlos de forma manual. 

La integración con la Guardia Civil es AUTOMÁTICA, por lo que tras compartir los datos proporcionados por la entidad con RoomRaccoon (ID,contraseña etc) el envío de datos se llevará a cabo de forma automatizada.

Para el resto de entidades (Policia Nacional,Mossos d'Esquadra,Ertzaintza) deberás descargar el fichero y subirlo en su página. Para crear los reportes sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en tu módulo de “Informes” en la parte izquierda de la pantalla. En la pestaña Informes de “Informes de rendimiento” verás la sección de “Reportes Policiales”.

2. Haz click en “Enviar” y se descargará el fichero de forma automática.

3. Sube el fichero en la plataforma del cuerpo correspondiente.

Los ficheros o reportes tienen la misma estructura para las 3 pólizas (ejemplo: 07946AAG03.385). Los primero 10 dígitos son el ID de la cuenta policial del hotel seguido de la extensión, que es un número de 3 dígitos que va del 001 al 999 (al llegar al 999, el sistema cambiará automáticamente el siguiente archivo al 001). 

NOTA: En el caso de la Policia Nacional, es necesario que el hotelero solicite que el método de entrega sea mediante carga de archivos previamente. Después de dicha notificación, el hotel  tendrá un periodo de prueba en el que deberá subir el informe diario  (SIN ERRORES). La opción de carga de archivos en la página web será "ENVÍO FICHEROS PRUEBA" durante este periodo. Cuando el botón cambie a "ENVÍO FICHEROS", ya no tendrán que hacer el registro manual.

¿Qué pasa si me equivoco de fichero?

A veces, puedes confundirte y subir el informe incorrecto. Si esto ocurre cuando te comunicas con la Policía Nacional, éstos se pondrán en contacto contigo y te pediran que envies el correcto. Para ello simplemente añade el número de fichero deseado en el espacio “Últimos 3 dígitos” y se descargará automáticamente el fichero deseado.

Si esto pasa con la Guardia Civil, ellos mismo corregiran el fallo y cargarán en fichero correcto a través de la conexión completa con RoomRaccoon.

Ten en cuenta:

• Asegúrate de que todos los datos de los huéspedes marcados con un asterisco * son rellenados y que el estado de la reserva está actualizado a "Checked-in". De lo contrario, el archivo excluirá las reservas que no coincidan con los criterios.