De basis van factureren

1.3 Betalingen

Rechtsonder in de reservering staat dat er een betaling ingevoerd kan worden. Wordt dit niet ingevuld dan zal in jouw administratie deze reservering als niet betaald beschouwd worden. Ook zal in dit geval de dagafsluiting niet kloppen. Als een betaling wordt gemaakt dan zal deze altijd op de check-out-factuur zichtbaar worden, tenzij dit anders is aangegeven. 

Als er geen betaling wordt toegevoegd, dan zal in je agenda een oranje hoekje zichtbaar blijven die aangeeft dat de reservering nog betaald dient te worden. Voor je eigen gemak en voor de beste en meest overzichtelijke cijfers adviseren wij om altijd je betalingen te registreren.

Zo goed als alle gebruikers van onze software maken facturen vanuit RoomRaccoon. Met de tijd heeft de software meer functies gekregen. In deze handleiding leggen we de basis van het factureren in RoomRaccoon uit en we nemen ook alle extra opties door.

1.1 De proforma factuur

1.2 Definitieve factuur

1.3 Betalingen

De basis van het factureren

1.1 De proforma factuur

De proforma factuur wordt automatisch gegenereerd bij elke reservering die in RoomRaccoon terecht komt. De proforma factuur is een voorbeeld van hoe de factuur eruit zal komen te zien. In het geval van betaling na het verblijf, kan de reservering worden uitgecheckt en wordt de proforma factuur een factuur. Mocht het verblijf in de toekomst liggen maar wil de klant al een factuur met factuurnummer of wil je als hotelier een vooruitbetaling factureren, dan kun je een deel (of de gehele factuur) alvast definitief maken. Hierover kun je meer lezen bij 2.1 vooruitbetalingen. 

Op het moment dat de reservering wordt uitgecheckt, dan zal de proforma omgezet worden naar een factuur. Let op, het is dan niet meer mogelijk om deze factuur aan te passen. Mocht je een wijziging willen maken in de tenaamstelling, dan zal deze factuur gecrediteerd moeten worden. Hierover kun je meer lezen bij 2.3 Credit factuur.

1.2 Definitieve factuur

Bij het uitchecken van een reservering wordt een check-out-factuur gemaakt. Op deze factuur zal achter het factuurnummer ‘Check-out Factuur’ staan in het geval dat er in delen gefactureerd is. De factuur zal altijd worden gemaakt op de naam van de hoofdboeker:

Het is mogelijk om te kiezen voor een factuur waarbij de verblijfsduur per nacht wordt gefactureerd of waarbij het totaal van de logies in één regel te lezen valt. Dit is een optie die gekozen kan worden en aan een medewerker van RoomRaccoon doorgegeven mag worden. Dit is een eenmalige keuze die gemaakt kan worden, daarna is dit niet meer te veranderen. Onderstaand zijn de twee voorbeelden te zien.

1.3 Betalingen

Rechtsonder in de reservering staat dat er een betaling ingevoerd kan worden. Wordt dit niet ingevuld dan zal in jouw administratie deze reservering als niet betaald beschouwd worden. Ook zal in dit geval de dagafsluiting niet kloppen. Als een betaling wordt gemaakt dan zal deze altijd op de check-out-factuur zichtbaar worden, tenzij dit anders is aangegeven. 

Als er geen betaling wordt toegevoegd, dan zal in je agenda een oranje hoekje zichtbaar blijven die aangeeft dat de reservering nog betaald dient te worden. Voor je eigen gemak en voor de beste en meest overzichtelijke cijfers adviseren wij om altijd je betalingen te registreren.

Een betaling voeg je toe door:  

De betaalmethode te selecteren.

De initialen in te geven van de persoon (het personeelslid) dat de betaling afhandelt.

Het bedrag in te voeren dat via deze methode betaald wordt.